Wawali Sofyan Edi Jarwoko menyampaikan bahwa aplikasi Srikandi merupakan aplikasi yang terintegrasi secara nasional. Sehingga, diharapkan nantinya dapat berdampak pada kegiatan pemerintahan di Kota Malang.

“Termasuk bagaimana meningkatkan indeks Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), reformasi birokrasi pelayanan, tujuannya itu pelayanan publik, pengawasan dan sebagainya. Makanya ini harus segera di laksanakan, meskipun nantinya masih ada penyesuaian,” kata Bung Edi-sapaan akrabnya.

Dikatakannya, jika aplikasi tersebut bukan hanya terintegrasi dengan kearsipan saja namun juga dengan sandi negara, Kemenkominfo, termasuk juga Kementererian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB).

“Jadi suatu kerja besar dengan intansi yang berwenang itu menjadi satu sepakat dengan aplikasi Srikandi. Sebetulnya ini perintah dari pusat untuk dilaksanakan,” lanjutnya.

Baca juga :

Sementara itu, Kepala Dinas Dispussipda Kota Malang, Yayuk Hermiati, mengatakan bahwa peluncuran aplikasi Srikandi tersebut sebagai langkah untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan kearsipan di Kota Malang. “Memang sebetulnya Pemkot Malang sudah punya aplikasi Surat Digital (Suradi) yang sudah digunakan mulai tahun 2017 silam. Nah harapannya, dengan aplikasi Srikandi yang diluncurkan oleh pusat ini, dapat lebih membantu dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan kearsipan di lingkup Pemkot Malang,” ujar Yayuk.

Kemudian, ditambahkannya jika pengaplikasian Srikandi di jajaran Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kota Malang sudah pasti akan membutuhkan waktu yang tidak singkat. Namun, pihaknya memastikan untuk berupaya memberikan pendampingan kepada para admin aplikasi Srikandi di seluruh OPD.

“Kami berjanji dengan teman-teman lain dari setelah launching ini, nanti Senin (31/07/2023) akan sudah mulai jalan, terutama di Dispussipda dulu dan harapan kami di OPD lain juga berjalan. Nah, nanti kalau teman-teman ada yang kesulitan kan ada grup adminnya, kami siap untuk mendampingi,” tambahnya.

Menurutnya, aplikasi tersebut juga menawarkan fungsi dan fitur tambahan yang diharapkan dapat mempermudah pencarian arsip sejarah, meningkatkan aksesibilitas informasi serta mendukung tujuan pelayanan publik dan pengawasan kearsiapn di Kota Malang.

“Nanti harapan selanjutnya kan seperti pencarian tentang arsip sejarah, itu bisa cepat didapat. Tidak seperti saat ini yang mungkin masih kesulitan mencari arsip. Dengan penyelenggaraan arsipnya ini sudah bagus, harapannya akan lebih dipermudah mencarinya,” imbuh Yayuk. (rsy/sit)

Sementara itu, menjelang tahapan Pemilu pada 14 Juni 2022, KPU Kota Batu, masih belum memiliki gudang baru. Ketua KPU Kota Batu, Mardiono, menyampaikan bahwa gudang lama KPU Kota Batu yang berada di Desa Tlekung, Kecamatan Junjero, diminta oleh BKAD Kota Batu untuk dibongkar.

“Kita disurati oleh BKAD Kota Batu tembusannya KPU Provinsi, KPU RI agar segera dibongkar gudang yang ada di Tlekung itu,” ungkap Mardiono, Senin (30/05/2022) tadi.

Pemkot Batu akan menjadikan lokasi bekas gudang KPU di Desa Tlekung, sebagai Balai Uji Kir. Mardiono berharap, agar Pemkot Batu menyediakan bangunan lain yang bisa digunakan sebagai gudang baru KPU.

“Kami siap membongkar gudang KPU lama yang ada di Desa Tlekung, tetapi di sini Pemkot Batu menyediakan gantinya. Karena jika gudang yang disana di bongkar tetapi belum diganti kami juga kebingungan. Jadi harapan kami, Pemkot Batu menyediakan bangunan lain yang merupakan aset negara juga sebagai gantinya, entah itu dipinjamkan atau apalah itu,” lanjut Mardiono.

Baca juga :

• Pemkot Malang Rencanakan Bangun Skywalk di Dua Lokasi dari Dana Bank Dunia
• Objek Wisata Banyuwangi 2026 Perkuat Seni dan Budaya Masyarakat
• Cara Unik UMKM Malang Kenalkan Gamis Bordir, Gandeng Petugas Kebersihan Jadi Model Ramadan
• Kecamatan Lumbang dan Potensi Produksi Madu yang Dihasilkan
• Antisipasi Pewarna Makanan Berlebih, Wali Kota Malang Siapkan Tes Sampel di Pasar Takjil

Gudang KPU sendiri, digunakan sebagai ruang arsip untuk menyimpan surat suara dan kotak suara menjelang Pemilu. Berdasarkan data pemilh tahun 2019 terdapat 757 TPS di Kota Batu. Dia mengatakan bahwa ukuran gudang idealnya ada di peraturan KPU RI, tetapi Mardiono lebih mengusahakan agar gudangnya ada terlebih dahulu, dari pada memikirkan ukuran ideal dari PKPU RI. “Untuk ukuran idealnya ada di PKPU RI, tapi kita ini yang penting ada gudang dululah,” harapnya.

Berdasarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) No 4 Tahun 2011 tentang standar gedung KPU, gudang atau ruang arsip seluas 60 meter persegi dan  gudang induk atau ruang arsip sebanyak dua ruangan, masing-masing seluas 150 meter persegi.

Kendati KPU Kota Batu belum memiliki gedung, gedung yang sekarang ditempati oleh KPU Kota Batu, merupakan gedung yang disewa selama 5 tahun. KPU Kota Batu sudah mengusulkan kepada DPRD dan Pemkot Batu mengenai penyediaan bangunan sebagai gudang KPU  di lokasi yang memungkinkan terjamin keamanannya.

“Gudang ini idealnya sudah tersedia sebelum tahapan Pemilu, dimulai. Sehingga nantinya, jika logistik Pemilu datang sudah ada tempat untuk penyimpanan logistik. Apalagi logistik yang berbahan karton ini perlu persiapan khusus agar sampai dengan Pemilu 2024 tidak rusak,” tegas Mardiono. (mg3/gie)

Berbagai upaya untuk menambah wawasan para pengelola arsip di UB, maka UB mengadakan acara Sosialisasi Kearsipan dengan tema: “Pengenalan dan Penggunaan 4 Instrumen Kearsipan Dalam Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif”, di ruang jamuan Gedung Rektorat UB lantai 8, selama 2 hari, Kamis-Jumat (15-16/11/2018). Kegiatan ini diikuti 80 orang peserta dari para Kasubag dan pengelola kearsipan di fakultas, lembaga, unit dan rektorat UB.

Susanti, Syarif Utomo, dan Kotok Gurito, usai penyerahan cinderamata. (rhd)

Acara yang dibuka secara resmi oleh Kepala Biro Umum dan Kepegawaian UB, Drs. Syarif Utomo, MM ini, menghadirkan narasumber yang kompeten di bidangnya yaitu Susanti, S.Sos.,MHum (Arsiparis Ahli Madya) dan Sri Gusneli, SAP (Arsiparis Mahir) dari Arsip Nasional RI (ANRI). “Harapannya setelah sosialisasi ini, para pengelola arsip mampu mempraktekkannya di unit kerja masing-masing sesuai dengan kaidah dan ketentuan yang berlaku,” jelas Syarif Utomo, dalam sambutannya.

Arsiparis Ahli Madya ANRI, Susanti, S.Sos.,MHum mengatakan, dalam peraturan perundangan-undangan, suatu perguruan tinggi diwajibkan memiliki LKPT sendiri. Fungsi dari LKPT akan mengurusi masalah kearsipan yang sifatnya permanen atau statis. “UB inikan universitas yang besar ya, harusnya punya LKPT-nya bukan hanya masalah banyak ruangnya. Sebab tidak adanya LKPT tersebut memiliki dampak yang sangat signifikan khususnya terhadap akreditasi universitas. Masih banyak yang belum standar, bahkan sekitar 70 persen tidak sama dengan standar dalam Permenristek,” jelas Susanti, disela acara kepada Memo X (Grup Memontum.com).

Sementara, Kepala Humas dan Kearsipan Universitas Brawijaya Kotok Gurito mengatakan, sebenarnya di UB sudah berjalan seperti kaidah ANRI. Namun, karena ada aturan Permen dan Pertor, UPT Kearsipan diturunkan menjadi Sub Unit. Terbitnya Permenristek Dikti No. 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kemenristekdikti UB, maka harus mengikuti ketentuan Permen tersebut. Kedepan, Pusat Arsip UB akan menggunakan sistem yang telah disediakan oleh ANRI, yaitu SIKD, SIKS, JIKS dan JIKN.

“Memang harus banyak ruang sosialisasi, karena memang masih banyak ruang arsip yang dinamis. Dinamis itu dibagi dua, aktif dan inaktif. Terus dinamis sendiri menurut perpu, disetiap unit kerja itu harus melakukan e-karsmen dinamis. Karena kalau tidak, pasti ada sanksinya nanti,” jelas Kotok.

Kotok menerangkan, Unit Kearsipan UB berdiri tahun 2015 berdasarkan SK Rektor No.136 Tahun 2015 tentang Struktur Organisasi Unit Kearsipan UB. Unit ini awalnya dikepalai oleh Pejabat Eselon III setingkat Kepala Bagian atau Kepala TU. Setahun kemudian (2016), Unit Kearsipan UB mengalami perubahan struktur organisasi setelah terbit Permenristek Dikti No. 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Brawijaya dan Peraturan Rektor UB No.20 Tahun 2016 tentang Susunan OTK. Dalam Permen dan Pertor tersebut, Unit Kearsipan yang awalnya sebagai UPT berganti menjadi Sub Bagian Kearsipan dan Humas (Eselon IV). Sekarang nama unit kearsipan UB menjadi Pusat Arsip UB, tepatnya di Gedung Perpustakaan UB (Lantai 5).

Tugas pokok Pusat Arsip UB adalah mengelola arsip inaktif dan arsip statis serta digitalisasi arsip. Personalia Pusat Arsip UB terdiri 1 kasubag dibantu 3 orang pengelola dan beberapa mahasiswa magang. Karena Pusat Arsip UB relatif baru, maka pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana menjadi prioritas saat ini dan untuk itu memerlukan dana yang cukup besar. (rhd/yan)