Jaga Kearsipan Negara, Polinema Bakal Terapkan E-Arsip SIKD

Memontum Kota Malang — Saat ini, sebagian besar dokumen penting berupa kertas fisik dan bentuk lainnya yang dijadikan arsip, hampir mengalami kerusakan karena dimakan usia. Sehingga hal ini memerlukan solusi agar arsip tersebut terselamatkan. Terlebih jika dokumen merupakan arsip yang menyangkut rahasia negara atau institusi.

Menyadari hal tersebut sekaligus langkah solutif, Politeknik Negeri Malang (Polinema) menggelar Workshop Kearsipan bertajuk Akreditasi Kearsipan Perguruan Tinggi dan Instansi Pemerintahan (PTIK) dan Penggunaan E-Arsip SIKD, di Aula Pertamina Polinema, selama 2 hari, Kamis-Jumat (22-23/2/2018).

Drs Awan Setiawan, MM, memberikan cinderamata kepada Dr H Andi Kasman, SE, MM. (rhd)

Workshop sebagai solusi agar dokumen penting Polinema sebagai Politeknik milik negara dapat tersimpan dengan baik. Memang tidak mudah, untuk itu workshop ini melibatkan tenaga kearsipan dari jurusan dan lembaga Polinema yang diikuti 90 tenaga internal dan 20 tenaga eksternal. Khusus internal, pada hari kedua akan mengikuti praktek SIKD yang didampingi PTIK Kearsipan. Semoga peserta mendapatkan manfaat dari workshop kearsipan ini,” jelas Ketua Panitia, Agung Pamudji, SPd, SH, MM, sekaligus Kepala UPT Kearsipan Polinema.

Jika arsip dikelola oleh lembaga, maka dapat diolah dan disimpan sendiri. Sehingga kerahasiaan lebih terjamin. Berdasarkan
UU no 28/2012 pengaturan pelaksanaan UU 43/2009 tentang Kearsipan, belum semua PT melakukan sistem Kearsipan karena minimnya SDM yang menguasai kearsipan.

“Hal ini karena aturan Perguruan Tinggi untuk membentuk lembaga baru tidaklah mudah. Ada regulasi yang mengaturnya, baik negeri maupun swasta. Sementara di sisi lain, kehilangan Kearsipan, seperti hilangnya arsip SK, dan dokumen pendukung lainnya, maka institusi akan dirugikan. Untuk itu, Polinema sebagai Politeknik pertama di Indonesia yang berusaha mewujudkan penggunaan E-Arsip Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD),” jelas Direktur Polinema Drs Awan Setiawan MM.

Senada, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional RI, Dr H Andi Kasman, SE, MM, mengatakan, langkah Polinema sebagai lembaga Perguruan Tinggi Vokasi terakreditasi patut diapresiasi. Sebab pengelolaan kearsipannya bisa dijadikan sebagai alat bukti hukum yang sah. “Kerahasiaan negara hampir di semua sektor. Kedua UU 28/2012 dan UU 43/2009 tentang Kearsipan mengatur sebagai acuan penegakan hukum. Suka tidak suka, arsip bisa dijadikan alat bukti. Oleh karena itu, menghilangkan arsip bisa dihukum pidana,” jelas Andi.

Pengelolaan Kearsipan yang baik, secara tidak langsung akan menjadi poin penilaian beberapa pihak memberikan kepercayaan dalam menjalin kerja sama, baik pihak dalam negeri maupun luar negeri. Terlebih jika kearsipan tersebut bisa dipaparkan kepada publik sebagai review.

“Memang ada sisi positif dan negatifnya. Positifnya akan banyak kemudahan dibandingkan sebelumnya. Namun sisi negatifnya, jika terbuka, rawan keamanannya. Karena kejahatan elektronik atau Cyber Crime masih sulit dikendalikan,” jelas Dra Eny Kusumindarti W, Pakar arsip dari UGM. (rhd/yan)