Pentingnya Tata Kelola Dokumen Kelulusan, Dispendik Kabupaten Malang Sosialisasikan Ijazah Jenjang SMP

Memontum Malang – Dinas Pendidikan (Dispendik) Kabupaten Malang menggelar pelaksanaan Sosialisasi Manajemen Ijazah Jenjang SMP dan Persiapan Verifikasi Kelulusan Tahun Ajaran 2025/2026, yang dipusatkan di Aula Panji Dinas Pendidikan Kabupaten Malang, Senin (25/05/2026) tadi. Pelaksanaan sosialisasi itu, melibatkan Bidang SMP, serta Wakil Kepala (Waka) Bidang Kurikulum SMP Negeri dan Swasta se-Kabupaten Malang.

Kepala Seksi (Kasi) Kesiswaan Bidang SMP, Muthoharoh, mewakili Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Malang, dalam sambutannya menjelaskan akan pentingnya tata kelola dokumen kelulusan yang berpedoman pada Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Salah satunya, mengenai kevalidan dan legalitas.

“Ijazah merupakan dokumen pengakuan atas kelulusan peserta didik, yang harus diterbitkan dengan memegang teguh prinsip validitas, akurasi dan legalitas,” kata Muthoharoh, saat membacakan sambutan tertulis Plh Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Malang.

Dalam keterangannya itu, dirinya mengurai bahwa memasuki tahun kedua implementasi ijazah elektronik (e-Ijasah), validasi dan verifikasi data peserta didik yang akurat menjadi kunci mutlak keberhasilan administrasi. “Pedoman pengelolaan ijazah tahun 2026 ini sengaja dirancang secara teknis dan sistematis, guna meminimalkan kesalahan penulisan ataupun potensi penyalahgunaan dokumen di tingkat satuan pendidikan,” terangnya.

Muthoharoh juga mengajak seluruh elemen, mulai dari jajaran dinas, kepala sekolah, hingga operator sekolah, untuk saling bersinergi dan berkolaborasi demi memberikan pelayanan pendidikan yang bermutu dan maksimal bagi seluruh anak didik di Kabupaten Malang.

Perlu diketahui, guna memberikan pemahaman lebih kepada peserta sosialisasi, pelaksanaan dibagi dalam tiga sesi pemaparan materi krusial. Materi utama yang disampaikan, tentang regulasi Penerbitan Ijazah SMP yang dipaparkan langsung oleh Kepala Seksi Kesiswaan Bidang SMP, Muthoharoh. Kemudian, pemaparan teknis Pengelolaan Ijazah disampaikan oleh Yuni Sartika Dewi. Dilanjutkan, dengan materi teknis Verifikasi Kelulusan Tahun 2026 oleh Koordinator Pengawas Dinas Pendidikan Kabupaten Malang, Parkiyo.

Dalam penyampaian materi kepada peserta, Muthoharoh menjelaskan bahwa implementasi ijazah elektronik di Kabupaten Malang kini telah memasuki tahun kedua. Mengacu pada evaluasi tahun perdana yang sempat mengalami kepadatan sistem administrasi, Dinspendik mengimbau sekolah-sekolah untuk mengantisipasi segala kendala teknis dari jauh-jauh hari.

Baca juga :

Secara hukum, tata kelola dokumen kelulusan ini didasarkan pada Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah, serta pedoman resmi yang diterbitkan oleh Pusdatin Kemendikbudristek. Dokumen kelulusan yang nantinya berhak diterima siswa, mencakup dua berkas utama. Yakni lembar ijazah dan lampiran transkrip nilai, dengan mengedepankan prinsip validitas, akurasi dan legalitas.

Diuraikan, bahwa pihak Dispendik mengingatkan aturan ketat mengenai fisik dokumen, dimana ijazah wajib dicetak pada kertas putih polos minimal 80 gram berukuran A4 dan mutlak menggunakan bahasa Indonesia, tanpa format bahasa asing sekalipun (bilingual). Sementara untuk transkrip nilai, sekolah diperkenankan menggunakan ukuran kertas A4 atau F4 putih minimal 80 gram, serta diizinkan mengembangkan format komponen nilai rata-rata guna mempermudah pelacakan capaian belajar siswa selama 3 tahun.

Dispendik Kabupaten Malang juga mengeluarkan instruksi tegas bagi seluruh satuan pendidikan negeri maupun swasta, untuk segera mendistribusikan ijazah dan transkrip setelah berkas selesai dicetak. Sekolah dilarang keras menahan ijazah ataupun Surat Keterangan Lulus (SKL) siswa dengan alasan apa pun, termasuk kendala administrasi internal.

“Kami minta ijazah dan SKL segera diserahkan kepada siswa yang bersangkutan setelah pengumuman kelulusan dirilis. Karena menahannya merupakan bentuk pelanggaran terhadap aturan kementerian yang berlaku,” terang Muthoharoh.

Berdasarkan Panduan Pembelajaran dan Asesmen (PPA) Edisi 2024, keputusan kelulusan siswa SMP tahun ini bertumpu pada tiga kriteria utama. Diantaranya, laporan kemajuan belajar (rapor) kumulatif Kelas 7 sampai 9, keikutsertaan dalam seluruh ujian sekolah termasuk Penilaian Satuan Pendidikan Akhir Jenjang (PSAJ), serta tingkat kehadiran siswa.

Adapun penetapan kelulusan serentak, dijadwalkan pada tanggal 2 Juni 2026. Untuk tertib administrasi, penulisan nomor SK Kelulusan bagi SMP Negeri diwajibkan mematuhi kode surat baku kearsipan daerah (400.3.11) sesuai Perbup 42 Tahun 2023 tentang perubahan atas Peraturan Bupati Nomor 122 Tahun 2018 tentang Rata Kearsipan, serta menggunakan format kop surat resmi berwarna yang sesuai dengan ketentuan tata naskah Dinas Kabupaten Malang.

Sementara itu, bagi penomoran SK Kelulusan SMP Swasta, aturan yang berlaku diserahkan sepenuhnya pada kebijakan tata kelola kearsipan atau register surat di internal sekolah masing-masing.

Muthoharoh juga mengingatkan, agar pihak swasta tidak menyamakan formatnya dengan sekolah negeri. Hal itu dikarenakan nomor SK tersebut nantinya akan tertera secara permanen pada lembar ijazah siswa.

“Kami berharap ketertiban administrasi ini dapat dipatuhi secara kolektif demi menjamin kelancaran validasi dokumen kelulusan di tingkat kementerian. Melalui sosialisasi terpadu ini, seluruh sekolah diharapkan mampu meminimalkan tingkat residu data siswa dan menyukseskan Program e-Ijazah secara serentak,” tambahnya. (hms/gie)