Perawatan Arsip, Tanggung Jawab Seluruh Instansi Pemerintah

Memontum Situbondo – Mengatur, menyimpan, memelihara, dan melestarikan arsip atau dokumen bukan hanya tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Akan tetapi, itu juga menjadi kewajiban semua instansi penyelanggara pemerintahan Kabupaten Situbondo.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Situbondo, Indar Siswanto mengatakan, dengan diberlakukannya Undang-undang nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintah daerah, maka kerasipan mejadi urusan wajib.

“Urusan yang harus dilaksanakan oleh penyelanggaraan pemerintahan di tingkat pusat sampai kabupaten,” jelasnya.

Indar mengatakan, Kepala Arsip Nasional RI, secara spesifik juga telah mengamanatkan hal itu. Pada peraturan nomor 38 tahun 2015 tentang pedoman pengawasan, lembaga kearsipan daerah diwajibkan melaksanana pengawasan. RegulasI ini ditindaklanjuti Peraturan Gubernur Jatim nomor 91 tahun 2016.

“Intinya, tanggungjawab kita semua sebagai pengelola arsip semakin berat,” imbuhnya. Dia menjelaskan, arsip pemerintah daerah merupakan sumber informasi primer dan dokumen resmi, aset, dan kekayaan negara yang ada di daerah yang wajib dilindungi dan dilestraikan. Perlindungan dan pelestraiannya hendaknya dilakukan sejak arsip atau dokumen tercipta di setiap instansi/dinas.

“Oleh karena itu, diminta perhatian segenap aparatur daerah untuk bersama-sama ikut serta mengatur, menyimpan, memelihara, dan melestarikan arsipnya masing-masing,” harap Indar.

Indar mengakui, penyelanggaraan kearsipan di instansi pemerintah saat ini, belum memenuhi standar pengawasan. Hal tersebut terbukti dengan masih adanya kasus arsip hilang. Ada juga kasus pemusnahan arsip tanpa melalui prosedur.

“Ada juga dokumen yang sudah dimakan rayap,” katanya.

Keadaan demikian tidak bisa biarkan. Indar mengatakan, perlu ada penanganan secara sistematis. Untuk kepentingan ini, Dinas Perpustakaan dan Kersipan Situbondo melaksanakan pelatihan tim pengawasan kearsipan yang diikuti pejabat struktural dan pejabat fungsional arsiparis di dinas perpustakaan dan kearsipan, pejabat Inspektorat, Bagian Hukum serta Bagian Organisasi Pemkab Situbondo.

Pengawasan kearsipan dilakukan dengan audit kearsipan yang merupakan proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti. Itu dilakukan secara independen, obyektif, dan porofesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibelitas, efektifitas, efesiensi dan kehandalan penyelanggaraan kearsipan. (im/yan)