Pemkot Malang Bakal Launching Pengelolaan Kearsipan Terstruktur di Gedung Depot Arsip

Memontum Kota Malang – Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang, bakal segera melaunching Gedung Depot Arsip yang berlokasi di Kelurahan Arjowinangun, Kecamatan Kedungkandang, Kota Malang. Keberadaan gedung ini, nantinya bakal menjaga arsip-arsip milik Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Malang.

Kepala Dinas Dispussipda Kota Malang, Yayuk Hermiati, menyampaikan bahwa pengelolaan arsip di Gedung Depot Arsip itu mengacu pada Peraturan Daerah (Perda) Penyelenggaraan Kearsipan Nomor 1 Tahun 2022. Sehingga, kepercayaan perangkat daerah diperlukan dalam pembinaan dan sosialisasi mengenai penataan arsip.

“Kita akan melaunching Gedung Depot Arsip itu pada 6 Desember 2023 mendatang, di mana nantinya arsip-arsip yang umurnya sudah di atas 10 tahun dan memenuhi kriteria khusus, itu harus disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Gedung Depot Arsip itu. Sedangkan arsip di bawah 10 tahun disimpan oleh OPD masing-masing,” jelas Yayuk, Rabu (29/11/2023) tadi.

Gedung tersebut, paparnya, memiliki tiga lantai dengan fungsi yang berbeda. Di mana untuk di Lantai I, difungsikan sebagai kantor dan pameran dokumen arsip yang dapat diakses oleh masyarakat. Sementara, untuk di Lantai II dan III digunakan untuk menyimpan arsip.

“Dalam pengolahan arsip itu sesuai dengan ketentuan arsiparis. Jadi untuk menata arsip ada box khusus, rak khusus. Kemudian suhunya juga harus diatur khusus, kalau tidak nanti lembab, rusak. Nanti di setiap tahunnya kita beri fumigasi untuk anti jamur dan anti rayap,” katanya.

Kemudian, ditambahkan jika beberapa arsip yang ada saat ini sudah di alih mediakan dalam bentuk digital. Itu dilakukan agar tidak mudah rusak dan bisa tahan lama.

Baca Juga :

“Saya lupa data pastinya, tetapi sudah ada banyak. Walaupun belum semua, tetapi sudah ada berapa puluh ribu arsip yang sudah di alih mediakan dalam bentuk digital, agar tidak mudah rusak,” tambahnya.

Untuk kapasitas arsip yang bisa tertampung di dalam gedung tersebut, menurutnya milik seluruh OPD Kota Malang. Sebab, hanya arsip yang penting dan terjaga dengan umur diatas 10 tahun.

“Kalau yang masih dibawah 10 tahun kan tidak. Ada juga jadwal retensi arsip, ini boleh dimusnahkan atau tidak, itu juga ada ketentuannya. Kemarin yang sudah masukkan jadwal retensi arsip itu ada empat, diantaranya ada DPUPRPKP dan Dishub. Sementara yang paling banyak masuk dari itu DPUPRPKP,” ucapnya.

Sebagai informasi, Gedung Depot Arsip tersebut sudah dibangun sejak tahun 2022 dengan mengalokasikan anggaran sekitar Rp 3 miliar untuk lantai satu, kemudian sekitar Rp 4 miliar untuk lantai dua dan tiga di tahun 2023.

“Saat ini gedung sudah ready, bahkan di akhir bulan November 2022 lalu teman-teman sudah ngantor disini, walaupun itu sedang dibangun, kan tidak mengganggu,” imbuhnya. (rsy/sit)