Peralihan Kearsipan dari Konvensional ke Digital, DPRD Kota Batu dan Dinas Bahas Poin Penting

Memontum Kota Batu – Proses kearsipan di Kota Batu bakal beralih dari konvensional menjadi digital. Ini segera digulirkan, seiring telah dirancangnya payung hukum.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Batu, Shanti Restuningsasi, mengatakan upaya penyelamatan arsip saat ini sangat penting dilakukan oleh siapapun. Karenanya, Kota Batu untuk kearsipan akan segera beralih ke proses digital.

“Jadi, secara proses kearsipan di Kota Batu, itu segera beralih dari konvensional ke digital,” terangnya, di Gedung DPRD Kota Batu, Rabu (06/09/2023) tadi.

Peralihan ini, ujarnya, untuk payung hukum peraturan daerah (Perda)nya sedang dirancang. Sedangkan, dalam rancangan Perda, itu ada tiga poin yang menjadi catatan peralihan.

Pertama, lanjutnya, pembinaan kearsipan di seluruh unit kearsipan. Lalu kedua, mengolah arsip statis atau arsip yang tidak boleh dimusnahkan, karena memiliki nilai sejarah dan memiliki kebijakan untuk dilanjutkan. Kemudian ketiga, melakukan teknologi kearsipan.

“Dari rancangan itu, poin ketiga yang menjadi penekanan. Untuk itu, kearsipan segera dirubah ke proses digital,” ujarnya.

Baca juga:

Untuk tenaga ahli dalam mengoperasikan digital dengan istilah Arsiparis, Shanti menambahkan, sudah disiapkan enam orang. Untuk mereka yang disiapkan, pun sedang melakukan pelatihan digital. Sedangkan, server yang digunakan masih berada di Diskominfo Pusat.

“Memang server masih menggunakan aplikasi yang ada di Diskominfo Pusat. Tetapi, aplikasi arsip statis itu bisa dikelola secara mandiri oleh daerah. Makanya, saat ini juga sedang proses supaya bisa mengelola secara mandiri,” jelasnya.

Mengenai arsip, Shanti menambahkan, bahwa yang diselamatkan nanti tidak hanya arsip statis. Tetapi juga arsip dinamis yang berada di OPD maupun di desa. “Saya berharap, dengan kearsipan secara digital ini, semua dokumen penting dapat terselamatkan. Ini sangat dibutuhkan dan memudahkan bila terjadi bencana atau dalam kondisi lain yang tidak terduga,” paparnya. (put/sit)